Indberetningsprocedure

 

Sådan fungere digitalt indberetning

 Når du har indsendt din indberetning via whistleblowerportalen, får du en kvittering på skærmen. På kvitteringen er der angivet en 16-cifret nøglekode. Med denne nøglekode kan du din tilgå din indberetning igen og kommunikere med whistleblowerenheden i Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet.

 Vi kan i tillæg til de oplysninger, du har indsendt til os, have brug for at stille dig yderligere spørgsmål for at kunne behandle din indberetning bedst muligt.

Hvis du ikke har oplyst nogle kontaktoplysninger, vil whistleblowerenhedens kommunikation med dig om din indberetning foregå via whistleblowerportalen, f.eks. anmodning om yderligere oplysninger eller orientering om sagsbehandlingen. Du kan også selv tilføje yderligere information til indberetning i portalen. Whistleblowerenheden kan se, om du har læst beskeder sendt til dig i whistleblowerportalen.

 Hvis du ikke har oplyst din identitet eller afgivet kontaktoplysninger, kan whistleblowerenheden kun kommunikere med dig via whistleblowerportalen. Det er derfor vigtigt, at du jævnligt tilgår din indberetning i whistleblowerportalen med den 16-cifrede nøglekode og følger sagens udvikling og svarer på eventuelle spørgsmål fra os.

Det er vigtigt, at du opbevarer nøglekoden sikkert, da den af sikkerhedsmæssige årsager ikke kan genskabes. Mister du koden, mister du også muligheden for at tilgå din indberetning efterfølgende. Hvis du mister din kode, vil du derfor være nødt til at foretage indberetningen på ny.

Når sagsbehandlingen af din indberetning er afsluttet, vil din indberetning og eventuelle andre oplysninger om indberetningen blive slettet fra whistleblowerportalen. Oplysningerne vil stadig fremgå af Klima-, Energi- og Forsyningsministeriets elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Det er dog kun udvalgte medarbejdere fra whistleblowerenheden, der har adgang til dokumenterne i sags- og dokumenthåndteringssystemet.

Sådan fungere mundtlige indberetninger

Telefonisk indberetning

Telefoniske indberetninger dokumenteres ved, at der udarbejdes et nøjagtigt referat af samtalen. Whistleblowerenheden optager ikke samtaler og udarbejder på den baggrund ikke afskrifter af samtaler.

Indberetningen dokumenteres ved, at du får mulighed for at kontrollere, berigtige og acceptere referatet ved at underskrive det. Herefter starter vi behandlingen af din indberetning.

Fysisk fremmøde

Du kan anmode whistleblowerenheden om at indberette til whistleblowerordningen ved fysisk fremmøde. Whistleblowerenheden går herefter i dialog med dig for at aftale rammerne for mødet, herunder at det kan blive afholdt under diskrete forhold, hvis dette ønskes.

Det fysisk møde bliver mellem en godkendt sagsbehandler fra whistleblowerenheden og dig og afholdes inden for en rimelig frist efter din anmodning.

Indberetningen dokumenteres ved, at der udarbejdes et nøjagtigt referat af mødet, som du får mulighed for at kontrollere, berigtige og acceptere ved at underskrive referatet. Herefter starter whistleblowerenheden behandlingen af din indberetning.